Verklagsreglur T Plús hf.

1.    Almenn atriði

1.1.       Reglur þessar eru settar:

a)    Samkvæmt 1. mgr. 21. gr. laga nr. 115/2021 um markaði fyrir fjármálagerninga, skv. 13. gr. reglugerðar nr. 976/2021 um verndun fjármálagerninga og fjármuna viðskiptavina o.fl., sbr. reglugerð (ESB) 2017/565 varðandi skipulagskröfur og rekstrarskilyrði verðbréfafyrirtækja.

b)    Samkvæmt 56. og 57. gr. laga nr. 161/2002 um fjármálafyrirtæki varðandi þátttöku starfsmanna í atvinnurekstri og viðskipti starfsmanna við fjármálafyrirtæki.

1.2.       Markmið reglna þessara er að stuðla að óhlutdrægni gagnvart og jafnræði milli viðskiptavina í starfsemi T Plús hf. (hér eftir nefnt T Plús eða félagið), koma í veg fyrir hagsmunaárekstra og tryggja óhæði, trúnað og trúverðugleika vegna viðskipta starfsmanna fyrir eigin reikning.

1.3.       Til að ná ofangreindum markmiðum er í reglum þessum fjallað um jafnræði viðskiptavina, verðbréfaviðskipti starfsmanna, og  þátttöku starfsmanna í atvinnurekstri.

1.4.       Reglur þessar skulu aðgengilegar viðskiptavinum T Plús.

2.    Gildissvið

2.1.       Reglur þessar gilda, eftir því sem við getur átt, um alla starfsmenn T Plús, nema þeir séu sérstaklega undanþegnir gildissviði þeirra, sbr. 2.3. gr., og aðila sem nátengdir eru starfsmanni T Plús. Að lágmarki skulu eftirtaldir aðilar ávallt teljast nátengdir:

a)    maki eða sambúðarmaki starfsmanns;

b)    barn á framfæri starfsmanns;

c)    aðrir sem búa á heimili með starfsmanni.

Starfsmaður skal tilkynna regluverði ef maki hans starfar hjá öðru fjármálafyrirtæki og fellur undir verklagsreglur þess.

2.2.       Reglurnar taka ekki til starfsmanna sem hafa ekki aðgang að trúnaðar-upplýsingum, t.d. starfsmanna er sinna ræstingum. Þeir starfsmenn skulu þó undirrita trúnaðaryfirlýsingu.

2.3.       Reglur þessar gilda ekki um stjórnarmenn og eigendur virkra eignarhluta, að frátöldum ákvæðum 2.1. gr. og 5., 6. og 10. kafla sem gilda um slíka aðila eftir því sem við á.

2.4.       Reglur þessar gilda einnig um eignarhaldsfélög þeirra aðila sem þær taka til, sem og önnur félög þar sem þeir geta með beinum eða óbeinum hætti, tekið ákvörðun um viðskipti sem falla undir reglur þessar. Með eignarhaldsfélögum samkvæmt grein þessari er átt við félög sem eru eingöngu í eigu og undir stjórn aðila, eins eða fleiri, sem falla undir reglur þessar.

3.    Viðskiptahættir, óhlutdrægni, trúnaður og jafnræði

3.1.       T Plús ber að starfa í samræmi við eðlilega og heilbrigða viðskiptahætti og venjur á fjármálamarkaði, sbr. 19. gr. laga nr. 161/2002 um fjármálafyrirtæki.

3.2.       Starfsmönnum T Plús ber ávallt að gæta fyllstu óhlutdrægni í störfum sínum. Þeir skulu gæta þess að viðskiptavinir T Plús njóti jafnræðis um upplýsingar í tengslum við þjónustu sem þeim er veitt að teknu tilliti til reglna um þagnarskyldu og eðli þeirrar þjónustu sem um ræðir hverju sinni.

3.3.       Þá skal þess sérstaklega gætt í þeim viðskiptum sem ákvæði um eigin viðskipti starfsmanna ná til:

a)    að fyllsta trúverðugleika T Plús og starfsmanna félagsins sé gætt;

b)    að ítrustu hagsmuna viðskiptavina sé gætt;

c)    að fullur trúnaður ríki gagnvart viðskiptavinum;

d)    að viðskiptin stangist ekki á við ákvæði laga og reglna, m.a. varðandi meðferð trúnaðarupplýsinga;

e)    að viðskiptin séu sérstaklega skráð;

f)     að regluvörður T Plús fái kerfisbundið upplýsingar um eigin viðskipti starfsmanna og taki afstöðu til þeirra í samræmi við ákvæði reglna þessara;

g)    að stjórn fái upplýsingar um frávik sem kunna að verða frá ákvæðum reglna þessara.

4.    Öryggis- og samskiptareglur

4.1.       Starfsmenn skulu fylgja eftirfarandi öryggis- og samskiptareglum í störfum sínum:

a)    Starfsmönnum ber að virða og stuðla að eftirfylgni við ákvæði gildandi laga og reglna um meðferð innherjaupplýsinga og þagnarskyldu.

b)    Trúnaðar- og innherjaupplýsingum skal haldið innan eins þröngs hóps og mögulegt er. Starfsmanni er aðeins leyfilegt að miðla slíkum upplýsingum að hann hafi til þess heimild (í ljósi stöðu sinnar eða heimildar frá yfirmanni er hefur slíka heimild) og viðtakanda séu upplýsingarnar nauðsynlegar vegna starfa eða stöðu sinnar eða ef lög kveða á um skyldu til að veita slíkar upplýsingar.

c)    Gögn sem merkt eru sem trúnaðarmál skulu aðeins opnuð af þeim sem ljóst má vera að hafi heimild til aðgangs að slíkum gögnum. Leiki vafi á um slíkt skal yfirmanni viðkomandi sviðs aðeins heimilt að opna slík gögn til að ganga úr skugga um aðgangsheimild viðkomandi.

d)    Starfsmenn skulu gæta þess að trúnaðar- og innherjaupplýsingar séu varðveittar gegn aðgangi og berist ekki óviðkomandi, þ.e. þeim sem þurfa ekki nauðsynlega á slíkum upplýsingum að halda vegna starfa sinna eða stöðu. Slíkar upplýsingar skulu eftir atvikum geymdar í læstum hirslum eða vistuð í gagnagrunnum þar sem eingöngu aðilar sem slíkar upplýsingar eru viðkomandi hafa aðgang.

e)    Þess skal gætt að trúnaðar- eða innherjaupplýsingar liggi ekki á borðum í lok vinnudags eða þannig sé frá þeim gengið að óviðkomandi komist í þær. Þá skal þess ávallt gætt að aðgangur að tölvum í lok vinnudags sé læstur með fullnægjandi hætti. Sama gildir ef starfsmaður yfirgefur tölvu sína eða gögn til lengri tíma á vinnutíma.

f)     Fjölföldun gagna er innihalda trúnaðar- eða innherjaupplýsingar skal haldið í lágmarki. Sá sem sendir trúnaðar- eða innherjaupplýsingar skal gæta þess að þær berist aðeins ætluðum viðtakanda.

g)    Starfsmaður skal gæta þess að hann komi sér ekki í þá aðstöðu að hafa aðgang að trúnaðar- eða innherjaupplýsingum er kunna að vera honum óviðkomandi.

4.2.       Aðgangi að rafrænum gögnum skal stjórnað með fullnægjandi öryggis-ráðstöfunum, t.d. með notkun lykilorða, rafrænna skilríkja og aðgangs-skilgreiningu á gagnagrunnum. Starfsmönnum er óheimilt að skrifa lykilorð niður, hvort sem er á blað eða í tölvuskrá. Einungis þeim starfsmönnum sem nauðsynlega þurfa aðgang að rafrænum gögnum skal veittur aðgangur.

4.3.       Öll frumgögn skulu vistuð í eldtraustum skáp hjá skjalaverði sem ber ábyrgð á vistun skjala og veitingu aðgangs að skjalaskáp. Frumgögn skulu að jafnaði ekki afhent úr skjalaskáp, en sé slíkt gert skal skrá slíka afhendingu.

5.    Eigin viðskipti

5.1.       Reglur þessar um eigin viðskipti starfsmanna taka til viðskipta með fjármálagerninga, sbr. skilgreiningu 17. tl. 4. gr. laga nr. 115/2021 um markaði fyrir fjármálagerninga.

5.1.1.   Þrátt fyrir ákvæði gr. 5.1. eiga reglur þessar ekki við um eftirfarandi viðskipti:

a)    Verðbréfaviðskipti sem framkvæmd eru í eignastýringu án aðkomu viðkomandi starfsmanns eða nátengds aðila.

b)    Viðskipti með hlutdeildarskírteini í verðbréfa-, fjárfestingarsjóðum eða sérhæfðum sjóðum sem starfa eftir lögum nr. 116/2021 um verðbréfasjóði eða nr. 45/2020 um rekstraraðila sérhæfðra sjóða eða sambærilegum lögum annarra ríkja og falla undir eftirlit Fjármálaeftirlits Seðlabanka Íslands eða sambærilegs eftirlitsyfirvalds í viðkomandi ríki utan Íslands.

5.2.       Starfsmönnum er óheimilt að taka þátt í almennum útboðum hlutabréfa sem T Plús kemur að með beinum hætti nema með sérstakri undanþágu regluvarðar skv. 5.12. gr.

5.3.       Starfsmönnum er óheimilt að eiga viðskipti með aðra fjármálagerninga en þá sem teknir hafa verið til viðskipta á skipulegum verðbréfamarkaði, á markaðstorgi fjármálagerninga eða viðskipti eru með á skipulegu markaðstorgi sem rekið er af aðila sem fellur undir eftirlit Fjármálaeftirlits Seðlabanka Íslands eða sambærilegs eftirlitsyfirvalds í viðkomandi ríki utan Íslands.

5.3.1.   Eftirfarandi viðskipti eru undanþegin ákvæði 5.3.:

a)    viðskipti maka starfsmanns eða annars nátengds aðila ef um er að ræða viðskipti sem eru tengd atvinnurekstri sem maki eða annar nátengdur aðili starfsmanns stundar,

b)    móttaka og sala á fjármálagerningum sem starfsmenn hafa fengið sem gjöf, arf eða sem greiðslu fyrir sölu fastafjármuna,

c)    móttaka og sala á fjármálagerningum sem starfsmenn hafa eignast áður en þeir hófu störf hjá T Plús. Starfsmönnum er þó heimilt að taka þátt í aukningu hlutafjár í réttu hlutfalli við fyrri eign sína hjá óskráðum félögum sem þeir áttu hlut í áður en þeir hófu störf hjá T Plús,

d)    viðskipti með hlutabréf fyrirtækja sem engin virk viðskipti eru með og/eða félögum sem hafa ekki fjárfestingar að markmiði, t.d. félög um atvinnurekstur fjölskyldumeðlima.

5.3.2.   Telji starfsmaður að undanþága skv. b) – d) liðar gr. 5.3.1. eigi við um fyrirhuguð viðskipti hans, skal hann senda skriflega beiðni til regluvarðar um undanþágu á grundvelli 5.12. gr. Óheimilt er að eiga slík viðskipti fyrr en regluvörður hefur tekið afstöðu til þeirra.

5.4.       Starfsmönnum er óheimilt að taka þátt í fjárfestingarfélögum eða annarri hliðstæðri starfsemi sem hefur þann tilgang að þátttakendur standi sameiginlega að kaupum á fjármálagerningum. Hér er þó ekki átt við kaup í verðbréfasjóðum, fjárfestingarsjóðum eða fjárfestingarfélögum er lúta opinberu eftirliti og hluthafar hafa ekki bein áhrif á val fjárfestinga.

5.5.       Viðskipti starfsmanna, lykilstarfsmanna og framkvæmdastjóra með fjármálagerninga fyrir eigin reikning og eigin viðskipti stjórnarmanna skulu á engan hátt rekast á við hagsmuni viðskiptamanna T Plús, sama á við um viðskipti maka framkvæmdastjóra eða aðila sem eru í nánum tengslum við hann. Stjórnarmenn og starfsmenn skulu forðast að haga viðskiptum sínum þannig að þau gefi tilefni til að ætla að þau rekist á við hagsmuni viðskiptavina.

5.6.       Óheimilt er að láta viðskipti starfsmanna, stjórnarmanna eða eigenda virkra eignarhluta ganga fyrir viðskiptafyrirmælum viðskiptavina. Forðast skal eftir fremsta megni að T Plús afgreiði viðskipti starfsmanna, stjórnarmanna eða eigenda virkra eignarhluta. Ákvæði þetta gildir um fjármálagerninga skv. gr. 5.1. sem og allra þeirra fjármálagerninga sem viðskiptavinir T Plús kunna að eiga viðskipti með á hverjum tíma.

5.7.       Starfsmönnum og nátengdum aðilum starfsmanna er óheimilt að selja fjármálagerninga innan 30 daga frá því að þeir voru keyptir nema söluvirði sé sannanlega lægra en upphaflegt kaupvirði.[1] Ákvæði þetta gildir ekki um fjármálagerninga sem starfsmaður eignaðist áður en reglurnar tóku gildi gagnvart honum.  

5.8.       Starfsmaður sem hyggst eiga viðskipti skal senda skriflega beiðni til regluvarðar á regluvarsla@tplus.is. Beiðni skal innihalda upplýsingar um auðkenni fjármálagerninga, nafnverð viðskipta og áætlaðan vörsluaðila. Regluvörður tekur afstöðu til fyrirhugaðra viðskipta að teknu tilliti til upplýsinga frá starfsmanni og annarra fyrirliggjandi upplýsinga innan félagsins, t.d. innherjaupplýsinga. Regluvörður svarar beiðnum svo fljótt sem auðið er. Starfsmanni er óheimilt að eiga viðskipti fyrr en regluvörður hefur tekið afstöðu til þeirra. Þegar viðskipti sem regluvörður hefur tekið afstöðu til hafa farið fram skal starfsmaður senda regluverði á regluvarsla@tplus.is upplýsingar um endanlegt nafnverð viðkomandi viðskipta til eftirlits skv. 5.16. gr. og 8.2. gr. reglnanna.

5.9.       Þrátt fyrir að regluvörður taki afstöðu til viðskipta áður en þau eiga sér stað eru viðskipti starfsmanna alfarið á ábyrgð viðkomandi.

5.10.     Afstaða regluvarðar gildir einungis þann dag er afstaða er gefin og eigi viðskipti sér ekki stað innan viðskiptadags skal starfsmaður senda nýja beiðni til regluvarðar. Við sérstakar aðstæður getur regluvörður ákveðið að afstaða til viðskipta gildi lengur en að framan greinir og skal hann þá taka slíkt til greina í svari sínu til viðkomandi starfsmanns.

5.11.     Regluvörður hefur heimild til að óska eftir því að viðskipti starfsmanns verði bakfærð, telji hann að þau hafi ekki átt að eiga sér stað. Í slíkum tilvikum skal bakfærsla viðskipta eiga sér stað ef kostur er.

5.12.     Regluverði er heimilt að veita undanþágu frá ákvæðum þessara reglna og skal starfsmaður senda skriflega umsókn þess efnis á netfangið regluvarsla@tplus.is.

5.13.     Regluvörður getur bannað viðskipti starfsmanna með ákveðna fjármálagerninga án skýringa og/eða tímatakmarka á banninu sbr. 8.4. gr. Regluvörður getur sett nánari leiðbeiningar um hvaða viðskipti með fjármálagerninga kunna að teljast óviðeigandi.

5.14.     Starfsmenn skulu greina regluverði frá allri verðbréfaeign þegar þeir hefja störf hjá T Plús og hvenær sem er á starfstíma sínum sé eftir því óskað af hálfu regluvarðar T Plús.

5.15.     Samningar T Plús um lán, ábyrgðir, kauprétti eða sambærileg viðskipti við framkvæmdastjóra, maka hans og aðila sem eru í nánum tengslum við framkvæmdastjóra, er háður samþykki stjórnar fyrirtækisins. Ákvörðun um slíkt skal bókuð og tilkynnt Fjármálaeftirlitinu.

5.16.     Regluvörður hefur eftirlit með því að ákvæðum þessara reglna sé fylgt. Regluvörður skráir allar beiðnir starfsmanna samkvæmt reglum þessum í þar til gerða hagsmunaskrá skv. b) lið 8.2. gr., sem og allar undanþágur sem veittar hafa verið frá reglunum.

6.    Viðskipti stjórnarmanna og aðila sem eiga virkan eignarhlut

6.1.       T Plús skal gæta þess að viðskipti stjórnarmanna og aðila sem eiga virkan eignarhlut í félaginu séu ekki á nokkurn hátt tortryggileg eða til þess fallin að kasta rýrð á trúverðugleika og orðstír þeirra eða T Plús.

6.2.       Óskir ofangreindra aðila um viðskipti skulu afgreiddar með sama hætti og óskir annarra viðskiptavina og ekki fá forgang á nokkurn hátt. Slík viðskipti skulu skráð af regluverði með sama hætti og viðskipti starfsmanna. Sama gildir um endurskoðendur félagsins og eftir atvikum fasta ráðgjafa.

7.    Stjórnarseta og önnur störf utan T Plús

7.1.       Starfsmönnum T Plús er óheimilt að sitja í stjórn atvinnufyrirtækja, taka laun frá öðru fyrirtæki eða taka þátt í atvinnurekstri að öðru leyti nema með leyfi framkvæmdastjóra og regluvarðar. Starfsmönnum T Plús er þó heimilt að starfa fyrir og sitja í stjórnum dótturfélaga T Plús og tengdra félaga. Eignarhlutur í fyrirtæki telst þátttaka í atvinnurekstri, nema um sé að ræða óverulegan hlut sem ekki veitir bein áhrif á stjórnun þess.

7.2.       Starfsmenn skulu senda beiðni um atvinnuþátttöku skv. 7.1. gr. á netfangið regluvarsla@tplus.is. Starfsmanni er aðeins veitt leyfi skv. 7.1. gr. ef ekki er talin hætta á hagsmunaárekstrum. Regluvörður skráir veittar heimildir í þar til gerða hagsmunaskrá, sbr. b) lið 8.2. gr. Framkvæmdastjóri eða regluvörður skulu kynna stjórn eigi sjaldnar en árlega um ákvarðanir samkvæmt grein þessari, sbr. 8.6. gr.

7.3.       Telji framkvæmdastjóri brýna ástæðu til, er honum heimilt að afturkalla veitt leyfi samkvæmt ofangreindu. Tekur afturköllunin gildi þegar hún hefur verið send starfsmanni með sannanlegum hætti. Er viðkomandi starfsmanni þá skylt að segja sig úr stjórn eða hætta þátttöku í viðkomandi atvinnurekstri innan sex mánaða frá því að afturköllun leyfis tók gildi. Framkvæmdastjóri getur kveðið á um styttri frest sé það nauðsynlegt vegna hagsmuna T Plús.

7.4.       Starfsmönnum er heimilt, þrátt fyrir 7.1. gr., að sitja í stjórnum félaga samkvæmt ákvæði 2.5. gr. Starfsmenn skulu tilkynna regluverði um eignarhlut sinn og stjórnarsetu í slíkum félögum.

7.5.       Hætti starfsmaður í stjórn fyrirtækis eða þátttöku í atvinnurekstri skal hann tilkynna framkvæmdastjóra og regluverði um slíkt á netfangið regluvarsla@tplus.is. Skal regluvörður við móttöku slíkrar tilkynningar taka viðkomandi af skrá skv. ofangreindu og við það fellur leyfi viðkomandi starfsmanns niður.

7.6.       Starfsmönnum er óheimilt að hafa með höndum aukastörf. Þó er stjórn og framkvæmdastjóra heimilt að veita heimild til slíks, enda telji þeir það samrýmanlegt stöðu viðkomandi starfsmanns.

7.7.       Ákvæði þessa kafla takmarka á engan hátt atvinnufrelsi maka starfsmanna.

7.8.       Um heimild stjórnarmanna til setu í stjórnum tengdra félaga fer samkvæmt sérstökum reglum þar að lútandi settum á grundvelli 4. mgr. 54. gr. laga nr. 161/2002 um fjármálafyrirtæki.

8.    Regluvörður og eftirlit með framkvæmd reglnanna

8.1.       Innan T Plús skal starfa regluvörður sem skal tilnefndur af stjórn. Þess skal gætt að staða regluvarðar í skipuriti T Plús tryggi honum sjálfstæði í störfum gagnvart þeim sviðum innan félagsins sem eftirlit hans lýtur að. Einnig skal tilnefna staðgengil regluvarðar, sem unnt er að leita til ef ekki reynist unnt að ná til regluvarðar. Starf regluvarðar lýtur eftirliti innri endurskoðunar T Plús.  Staðgengill regluvarðar skal taka afstöðu til verðbréfaviðskipta regluvarðar.

8.2.       Regluvörður hefur eftirfarandi hlutverk innan T Plús:

a)    Hafa eftirlit með því að ákvæðum þessara reglna sé fylgt, þar með talið reglum um viðskipti starfsmanna og þátttöku starfsmanna í atvinnurekstri.

b)    Halda skrá um viðskipti og atvinnuþátttöku starfsmanna á grundvelli reglna þessara og undanþágur sem veittar hafa verið frá þeim.

c)    Hafa forgöngu um túlkun reglnanna og taka ákvarðanir samkvæmt efni þeirra.

d)    Annast kynningu á reglunum innan T Plús.

e)    Taka við kvörtunum frá viðskiptavinum um meint brot á reglum þessum og beina þeim í réttan farveg. Halda skal skrá um kvartanir.

f)     Önnur verkefni sem honum eru sérstaklega falin.

8.3.       Regluvörður skal hafa aðgang að öllum þeim upplýsingum innan T Plús sem eru nauðsynlegar vegna starfs hans. Starfsmönnum er skylt að veita honum allar þær upplýsingar sem hann óskar eftir svo fljótt sem unnt er.

8.4.       Regluvörður hefur vald til að banna viðskipti tiltekinna starfsmanna með ákveðna fjármálagerninga án sérstakra skýringa eða tímamarka.

8.5.       Regluvörður skal hafa eftirlit með viðskiptum starfsmanna með fjármálagerninga þar sem T Plús eða aðilar tengdir T Plús eiga hagsmuna að gæta.

8.6.       Regluvörður skal árlega gera yfirlit um viðskipti og atvinnuþátttöku starfsmanna samkvæmt reglum þessum sem skal m.a. innihalda upplýsingar úr hagsmunaskrá regluvarðar skv. b) lið 8.2. gr. reglnanna. Framkvæmdastjóri skal fara yfir yfirlitið og staðfesta það sérstaklega. Regluvörður skal árlega kynna skýrslu um veittar heimildir skv. hagsmunaskrá og önnur verkefni hans á liðnu ári fyrir stjórn T Plús.

8.7.       Starfsmönnum er skylt að tilkynna regluverði ef hjá þeim vaknar grunur um að reglur þessar hafi verið brotnar.

9.    Yfirlýsing starfsmanns

9.1.       Starfsmenn skulu undirrita yfirlýsingu um að þeir hafi kynnt sér og maka sínum reglur þessar og skuldbindi sig til að hlíta þeim, sbr. fylgiskjal A. Starfi maki hjá öðru fjármála fyrirtæki og hafi hann undirritað sambærilega yfirlýsingu vegna reglna sem gilda um viðskipti starfsmanna þess og staðfestar hafa verið af Fjármálaeftirlitinu, skulu ákvæði þeirra reglna gilda um viðskipti viðkomandi maka.

10. Viðurlög o.fl.

10.1.     Brot gegn reglum þessum geta varðað áminningu, brottvikningu úr starfi og/eða refsingu samkvæmt lögum. Viðskipti sem brjóta gegn reglum þessum skulu að kröfu T Plús ganga til baka ef unnt er, en annars skal leitast við að gera hagnað upptækan þannig að hann renni til T Plús.

10.2.     Að öðru leyti en því sem greinir í reglum þessum gilda ákvæði laga nr. 115/2021 um markaði fyrir fjármálagerninga, með síðari breytingum, og lög nr. 60/2021 um aðgerðir gegn markaðssvikum, með síðari breytingum, um viðskipti þeirra sem reglurnar taka til og viðurlög við brot á reglunum.

10.3.     Regluvörður skal tilkynna brot á reglum þessum til stjórnar T Plús. Stjórn, eða eftir atvikum framkvæmdarstjóri í umboði stjórnar, skal senda upplýsingar um tilkynnt brot til Fjármálaeftirlitsins.

10.4.     Reglur þessar öðlast gildi við undirritun stjórnar T Plús.

10.5.     Þess skal gætt að reglur þessar séu aðgengilegar viðskiptavinum T Plús og skulu þær birtar á heimasíðu T Plús.

10.6.     Reglur þessar skulu sendar Fjármálaeftirlitinu til staðfestingar.