Verklagsreglur T Plús hf.

1. Almenn atriði

1.1. Reglur þessar eru settar:

a) Samkvæmt 3. mgr. 6. gr. laga nr. 108/2007 um verðbréfaviðskipti, sbr. 10. gr. og 20. gr. reglugerðar nr. 995/2007 um fjárfestavernd og viðskiptahætti fjármálafyrirtækja, og sbr.  2. tl. 1. mgr. 26. gr. laga um verðbréfaviðskipti.

b) Samkvæmt 56. og 57. gr. laga nr. 161/2002 um fjármálafyrirtæki varðandi þátttöku starfs­manna í atvinnurekstri og viðskipti starfsmanna við fjármálafyrirtæki.

1.2. Markmið reglna þessara er að stuðla að óhlutdrægni gagnvart og jafnræði milli viðskipta­vina í starfsemi T Plús hf. (hér eftir nefnt T Plús eða félagið), koma í veg fyrir hagsmuna­árekstra og tryggja óhæði, trúnað og trúverðugleika vegna viðskipta starfsmanna fyrir eigin reikning.

1.3.  Til að ná ofangreindum markmiðum er í reglum þessum fjallað um jafnræði viðskiptavina, verð­bréfa­­viðskipti starfsmanna, og  þátttöku starfsmanna í atvinnurekstri.

1.4.  Reglur þessar skulu aðgengilegar viðskiptavinum T Plús.

2. Gildissvið

2.1. Reglur þessar gilda, eftir því sem við getur átt, um alla starfsmenn T Plús, nema þeir séu sér­stak­lega undanþegnir gildissviði þeirra sbr. 2.2, og aðila sem tengdir eru starfsmanni T Plús fjölskylduböndum:

a) Maki, maki í staðfestri samvist eða sambúðarmaki starfsmanns T Plús

b)  Barn, kjörbarn eða stjúpbarn starfsmanns T Plús sem er á hans framfæri

c) Önnur skyldmenni starfsmanns T Plús sem hafa búið á sama heimili og hann í a.m.k. eitt ár miðað við þann dag sem tiltekin viðskipti fara fram

Starfsmaður skal tilkynna regluverði ef maki hans starfar hjá öðru fjármálafyrirtæki og fellur undir verklagsreglur þess.

2.2. Reglurnar taka ekki til starfsmanna sem hafa ekki aðgang að trúnaðar-upplýsingum, t.d. starfs­manna er sinna ræstingum. Þeir starfsmenn skulu þó undirrita trúnaðaryfirlýsingu.

2.3. Reglur þessar gilda ekki um stjórnarmenn og eigendur virkra eignarhluta, að frátöldum ákvæð­­um 2., 5., 6. og 10. kafla sem gilda um slíka aðila eftir því sem við á.

2.4. Reglur þessar gilda einnig um eignarhaldsfélög þeirra aðila sem þær taka til, sem og önnur félög þar sem þeir geta með beinum eða óbeinum hætti, tekið ákvörðun um viðskipti sem falla undir reglur þessar. Með eignarhaldsfélögum samkvæmt grein þessari er átt við félög sem eru eingöngu í eigu og undir stjórn aðila, eins eða fleiri, sem falla undir reglur þessar.

2.5. Reglur þessar taka til viðskipta með fjármálagerninga, sbr. skilgreiningu laga nr. 108/2007 um verðbréfaviðskipti. Þá taka þær einnig til viðskipta með gjald­miðla eftir því sem við á. Reglurnar taka þó ekki til kaupa og sölu á gjaldeyri til greiðslu fyrir vörur eða þjónustu eða vegna ferðalaga erlendis og stundarviðskipti með gjaldeyri vegna greiðslu á skuldum í erlend­um gjaldeyri.

3. Viðskiptahættir, óhlutdrægni, trúnaður og jafnræði

3.1. T Plús ber að starfa í samræmi við eðlilega og heilbrigða viðskiptahætti og venjur á fjármála­markaði, sbr. 19. gr. laga nr. 161/2002 um fjármálafyrirtæki.

3.2. Starfsmönnum T Plús ber ávallt að gæta fyllstu óhlutdrægni í störfum sínum. Þeir skulu gæta þess að viðskiptavinir T Plús njóti jafnræðis um upplýsingar í tengslum við þjónustu sem þeim er veitt að teknu tilliti til reglna um þagnarskyldu og eðli þeirrar þjónustu sem um ræðir hverju sinni.

3.3. Þá skal þess sérstaklega gætt í þeim viðskiptum sem reglur þessar ná til:

a) Að fyllsta trúverðugleika T Plús og starfsmanna félagsins sé gætt.

b) Að ítrustu hagsmuna viðskiptavina sé gætt.

c) Að fullur trúnaður ríki gagnvart viðskiptavinum.  

d) Að viðskiptin stangist ekki á við ákvæði laga og reglna, m.a. varðandi meðferð trúnaðarupplýsinga.       

e) Að viðskiptin séu sérstaklega skráð.

f) Að regluvörður T Plús fái kerfisbundið upplýsingar um eigin viðskipti   starfsmanna og staðfesti þau í samræmi við ákvæði reglna þessara.    

g) Að stjórn fái upplýsingar um frávik sem kunna að verða frá ákvæðum reglna  þessara.

4. Öryggis- og samskiptareglur

4.1. Starfsmenn skulu fylgja eftirfarandi öryggis- og samskiptareglum í störfum sínum.

a) Starfsmönnum ber að virða og stuðla að eftirfylgni við ákvæði gildandi laga og reglna um meðferð innherjaupplýsinga og þagnarskyldu.     

b) Trúnaðar- og innherjaupplýsingum skal haldið innan eins þröngs hóps og mögulegt er. Starfsmanni er aðeins leyfilegt að miðla slíkum upplýsingum að hann hafi til þess heim­ild (í ljósi stöðu sinnar eða heimildar frá yfirmanni er hefur slíka heimild) og við­tak­anda séu upplýsingarnar nauðsynlegar vegna starfa eða stöðu sinnar eða ef lög kveða á um skyldu til að veita slíkar upplýsingar.

c) Gögn sem merkt eru sem trúnaðarmál skulu aðeins opnuð af þeim sem ljóst má vera að hafi heimild til aðgangs að slíkum gögnum. Leiki vafi á um slíkt skal yfirmanni við­kom­andi sviðs aðeins heimilt að opna slík gögn til að ganga úr skugga um aðgangs­heimild viðkomandi.

d) Starfsmenn skulu gæta þess að trúnaðar- og innherjaupplýsingar séu varðveittar gegn að­gangi og berist ekki óviðkomandi, þ.e. þeim sem þurfa ekki nauðsynlega á slíkum upp­lýsingum að halda vegna starfa sinna eða stöðu. Slíkar upplýsingar skulu eftir atvik­um geymdar í læstum hirslum eða vistuð í gagnagrunnum þar sem eingöngu aðilar sem slíkar upplýsingar eru viðkomandi hafa aðgang.    

e) Þess skal gætt að trúnaðar- eða innherjaupplýsingar liggi ekki á borðum í lok vinnudags eða þannig sé frá þeim gengið að óviðkomandi komist í þær. Þá skal þess ávallt gætt að aðgangur að tölvum í lok vinnudags sé læstur með fullnægjandi hætti. Sama gildir ef starfs­maður yfirgefur tölvu sína eða gögn til lengri tíma á vinnutíma. 

f) Fjölföldun gagna er innihalda trúnaðar- eða innherjaupplýsingar skal haldið í lágmarki. Sá sem sendir trúnaðar- eða innherjaupplýsingar skal gæta þess að þær berist aðeins ætluð­­um viðtakanda.   

g) Starfsmaður skal gæta þess að hann komi sér ekki í þá aðstöðu að hafa aðgang að trúnaðar- eða innherjaupplýsingum er kunna að vera honum óviðkomandi.

4.2. Aðgangi að rafrænum gögnum skal stjórnað með fullnægjandi öryggis-ráðstöfunum, t.d. með notkun lykilorða, rafrænna skilríkja og aðgangs-skilgreiningu á gagnagrunnum. Starfsmönnum er óheimilt að skrifa lykilorð niður, hvort sem er á blað eða í tölvuskrá. Einungis þeim starfsmönnum sem nauð­synlega þurfa aðgang að raf­ræn­um gögnum skal veittur aðgangur.

4.3. Öll frumgögn skulu vistuð í eldtraustum skáp hjá skjalaverði sem ber ábyrgð á vistun skjala og veitingu aðgangs að skjalaskáp. Frumgögn skulu að jafnaði ekki afhent úr skjalaskáp, en sé slíkt gert skal skrá slíka afhendingu.

5. Eigin viðskipti

5.1. Viðskipti starfsmanna, lykilstarfsmanna og framkvæmdastjóra með verðbréf fyrir eigin reikning og eigin viðskipti stjórnarmanna skulu á engan hátt rekast á við hagsmuni viðskipta­manna T Plús, sama á við um viðskipti maka framkvæmdastjóra eða aðila sem eru í nánum tengslum við hann. Stjórnarmenn og starfs­menn skulu forðast að haga viðskiptum sínum þannig að þau gefi tilefni til að ætla að þau rekist á við hagsmuni viðskiptavina.

5.2. Samningar T Plús um lán, ábyrgðir, kauprétti eða sambærileg viðskipti við framkvæmdastjóra, maka hans og aðila sem eru í nánum tengslum við framkvæmdastjóra, er háður samþykki stjórnar fyrirtækisins. Ákvörðun um slíkt skal bókuð og tilkynnt Fjármálaeftirlitinu.

5.3. Óheimilt er að láta viðskipti stjórnarmanna, eigenda virkra eignarhluta, eða starfsmanna ganga fyrir viðskiptafyrirmælum viðskiptavina.

5.4. Starfsmenn skulu tilkynna regluverði skriflega eða með tölvupósti um fyrirhuguð viðskipti sem falla undir reglur þessar. Starfsmanni er óheimilt að eiga viðskipti nema regluvörður veiti samþykki sitt fyrir viðskiptunum. Fari viðskipti ekki fram þann dag sem regluvörður hefur samþykkt, fellur samþykki hans niður.

Regluvörður hefur heimild til að óska eftir því að viðskipti starfsmanns verði bakfærð, telji hann að þau hafi ekki átt að eiga sér stað. Í slíkum tilvikum skal bakfærsla viðskipta eiga sér stað ef kostur er.

Þrátt fyrir að regluvörður taki afstöðu til viðskipta, þá eru þau alfarið á ábyrgð viðkomandi starfs­manns.

5.5. Starfsmönnum T Plús er óheimilt að eiga viðskipti með óskráð verðbréf, með eftirfarandi undan­­tekningum þó:

a) Heimilt er að eiga viðskipti með verðbréf sem seld eru í almennu útboði sem er undan­fari skráningar bréfanna á skipulegum verðbréfamarkaði.

b) Maka starfsmanns sem stundar atvinnurekstur er heimilt að eiga viðskipti sem tengjast atvinnu­­­rekstrinum, enda hafi regluverði verið gerð grein fyrir eðli atvinnurekstrarins.

c) Heimilt er að eiga viðskipti með hlutdeildarskírteini og hlutabréf verðbréfa- eða fjár­festingar­sjóða sem lúta opin­beru eftirliti.

d) Heimilt er að framselja verðbréf sem starfsmenn hafa fengið fyrir gjöf, arf eða sölu fjár­muna sinna eða þeir hafa eignast áður en þeir hófu störf hjá T Plús. Er þeim og heimilt að taka þátt í aukningu hlutafjár eða nýta sér forkaupsrétt í óskráðum félögum sem þeir eiga í á grundvelli framangreinds.

e) Heimilt er að fjárfesta í hlutabréfum félaga sem ekki eru virk viðskipti með og ekki hafa fjárfest­ing­ar að markmiði, t.d. félögum um góðgerðarstarfsemi, íþróttafélög og félög um atvinnurekstur fjöl­skyldu­meðlima.

f) Heimilt er að eiga viðskipti með hlutabréf í T Plús hf., m.a. á grundvelli valréttarsamninga við starfsmenn og/eða við aukningar hlutafjár í félaginu.

g) Þá er stjórn T Plús heimilt að veita undanþágu um viðskipti með óskráð bréf ef sérstakar ástæður eiga við og Fjármálaeftirlitið leggst ekki gegn því að slík undanþága verði veitt.

Um viðskipti sem eiga sér stað samkvæmt þessari grein skulu gilda sömu reglur og eiga við um skráð verðbréf svo sem um feril viðskipta, skráningu o.fl.

5.6. Verðbréf sem starfsmaður hefur eignast og falla undir ákvæði reglna þessara, skal hann eiga í að lágmarki þrjá mánuði frá kaupdegi. Starfsmanni eru þó heimilt að selja verðbréfin innan þessara tímamarka í eftirfarandi tilvikum:

a) Til að verja sig tapi í viðskiptum með verðbréf, enda sé verð bréfanna orðið jafnt eða lægra en upp­haf­legt kaupverð.

b) Ef um er að ræða fjármálagerninga sem skráðir eru á skipu­legum verð­bréfa­markaði erlendis sem hefur virka verðmyndun og viðkomandi fjármála­gern­ingar hafa mikla veltu á mælikvarða þess markaðar (t.d. S&P 500 eða FTSE 100).

c) Ef um er að ræða hluti í verðbréfa- eða fjárfestingarsjóðum sem lúta opinberu eftirliti eða skráða hluti í fjárfestingarfélögum.

d) Ef um er að ræða verðbréf sem starfsmaður hefur eignast fyrir gjöf, arf eða sem greiðslu fyrir sölu fjármuna sinna.

e) Ef um er að ræða verðbréf sem starfsmaður hefur eignast áður en reglur þessar taka gildi gagnvart honum.

f) Ef um er að ræða viðskipti starfsmanna T Plús hf., með hlutabréf sem félagið hefur gefið út, og viðskiptin eru í samræmi við ákvæði laga og reglna um viðskipti innherja og meðferð innherjaupplýsinga.

Regluverði er jafnframt heimilt að veita undanþágu frá lágmarkseignarhaldstíma vegna sér­stakra að­stæðna, fyrst og fremst vegna óvæntra breytinga á aðstæðum starfsmanns eftir að verðbréfin voru keypt, svo sem veikinda, slyss, andláts í fjölskyldunni eða hjónaskilnaðar.

5.7. Starfsmönnum er ekki heimilt að taka þátt í fjárfestingarhópum (klúbbum) eða öðrum hlið­stæðum félagsskap sem hefur þann tilgang að þátttakendur standi sameiginlega að kaupum á verðbréfum. Hér er þó ekki átt við kaup í verðbréfasjóðum, fjárfestingarsjóðum eða fjár­festingarfélögum er lúta opinberu eftirliti og hluthafar hafa ekki bein áhrif á val fjárfestinga.

5.8. Starfsmenn skulu greina regluverði frá allri verðbréfaeign þegar þeir hefja störf hjá T Plús og hvenær sem er á starfstíma sínum sé eftir því óskað af hálfu T Plús.

6. Viðskipti stjórnarmanna og aðila sem eiga virkan eignarhlut

6.1. T Plús skal gæta þess að viðskipti stjórnarmanna og aðila sem eiga virkan eignarhlut í fél­aginu séu ekki á nokkurn hátt tortryggileg eða til þess fallin að kasta rýrð á trú­verðug­­leika og orðstír þeirra eða T Plús.

Óskir ofangreindra aðila um viðskipti skulu afgreiddar með sama hætti og óskir annarra við­skiptavina og ekki fá forgang á nokkurn hátt. Slík viðskipti skulu skráð af regluverði með sama hætti og viðskipti starfsmanna. Sama gildir um endurskoðendur félagsins og eftir atvikum fasta ráðgjafa.

7. Stjórnarseta og önnur störf utan T Plús

7.1. Starfsmönnum T Plús er óheimilt að sitja í stjórn atvinnufyrirtækja, taka laun frá öðru fyrir­tæki eða taka þátt í atvinnurekstri að öðru leyti nema með leyfi framkvæmdastjóra. Starfs­mönnum T Plús er þó heimilt að starfa fyrir og sitja í stjórnum dótturfélaga T Plús og tengdra fél­aga. Eignarhlutur í fyrirtæki telst þátttaka í atvinnu­rekstri, nema um sé að ræða óveru­legan hlut sem ekki veitir bein áhrif á stjórnun þess.

Framkvæmdastjóri skal aðeins veita starfsmanni leyfi skv. 1. mgr. ef ekki er talin hætta á hagsmunaárekstrum og skal kynna stjórn eigi sjaldnar en árlega um ákvarðanir samkvæmt grein þessari.

Telji framkvæmdastjóri brýna ástæðu til, er honum heimilt að afturkalla veitt leyfi sam­kvæmt ofangreindu. Tekur afturköllunin gildi þegar hún hefur verið send starfsmanni með sannan­legum hætti. Er viðkomandi starfsmanni þá skylt að segja sig úr stjórn eða hætta þátttöku í viðkomandi atvinnurekstri innan sex mánaða frá því að afturköllun leyfis tók gildi. Framkvæmdastjóri getur kveðið á um styttri frest sé það nauðsynlegt vegna hagsmuna T Plús.

7.2. Starfsmönnum er heimilt, þrátt fyrir ákvæði 7.1., að sitja í stjórnum félaga samkvæmt ákvæði 2.4. Starfsmenn skulu tilkynna regluverði um eignarhlut sinn og stjórnarsetu í slík­um félögum.

7.3. Framkvæmdastjóri skal almennt ekki sitja í stjórn atvinnufyrirtækja og taka þátt í at­vinnu­rekstri að öðru leyti, nema lög kveði á um annað eða um sé að ræða atvinnufyrirtæki sem T Plús á aðild að. Þó getur stjórn veitt framkvæmdastjóra heimild til setu í stjórn at­vinnu­fyrir­tækja eða til að taka þátt í atvinnurekstri að öðru leyti ef hún telur það sam­rýman­legt hags­munum T Plús. Stjórn getur aftur­kallað slíkt leyfi til framkvæmdastjóra og fer um slíka aftur­köllun samkvæmt ákvæði 3. mgr. 7.1.

7.4. Regluvörður T Plús skal halda skrá um þá starfsmenn sem fengið hafa leyfi til stjórnarsetu eða þátttöku í atvinnurekstri. Skal skráin hafa að geyma nöfn viðkomandi starfsmanna, upp­­lýsingar um hvenær leyfi var veitt og vegna hvaða fyrirtækis.

Hætti starfsmaður í stjórn fyrirtækis eða þátttöku í atvinnurekstri skal hann tilkynna reglu­verði um slíkt. Skal regluvörður við móttöku slíkrar tilkynningar taka viðkomandi af skrá skv. ofangreindu og við það fellur leyfi viðkomandi starfsmanns niður.

7.5. Starfsmönnum er óheimilt að hafa með höndum aukastörf. Þó er stjórn og framkvæmda­stjóra heimilt að veita heimild til slíks enda telji þeir það samrýmanlegt stöðu viðkomandi starfsmanns.

7.6. Ákvæði þessa kafla takmarka á engan hátt atvinnufrelsi maka starfsmanna.

7.7. Um heimild stjórnarmanna til setu í stjórnum tengdra félaga fer samkvæmt sérstökum regl­um þar að lútandi settum á grundvelli 4. mgr. 54. gr. laga nr. 161/2002 um fjármála­fyrir­tæki.

8. Regluvörður og eftirlit með framkvæmd reglnanna

8.1. Innan T Plús skal starfa regluvörður sem skal tilnefndur af stjórn. Þess skal gætt að staða reglu­varðar í skipuriti T Plús tryggi honum sjálfstæði í störfum gagnvart þeim sviðum innan félagsins sem eftirlit hans lýtur að. Einnig skal tilnefna staðgengil regluvarðar, sem unnt er að leita til ef ekki reynist unnt að ná til regluvarðar. Starf regluvarðar lýtur eftirliti innri endur­skoðunar T Plús.  Staðgengill regluvarðar skal taka afstöðu til verðbréfaviðskipta regluvarðar.

8.2. Regluvörður hefur eftirfarandi hlutverk innan T Plús:

a) Hafa eftirlit með því að ákvæðum þessara reglna sé fylgt, þar með talið reglum um við­skipti starfsmanna og þátttöku starfsmanna í atvinnurekstri.

b) Halda skrá um viðskipti starfsmanna á grundvelli reglna þessara og undanþágur sem veittar hafa verið frá þeim.

c) Hafa forgöngu um túlkun reglnanna og taka ákvarðanir samkvæmt efni þeirra.

d) Annast kynningu á reglunum innan T Plús.

f) Taka við kvörtunum frá viðskiptavinum um meint brot á reglum þessum og beina þeim í rétt­an farveg. Halda skal skrá um kvartanir.

g) Önnur verkefni sem honum eru sérstaklega falin.

8.3. Regluvörður skal hafa aðgang að öllum þeim upplýsingum innan T Plús sem eru nauðsyn­leg­ar vegna starfs hans. Starfsmönnum er skylt að veita honum allar þær upplýsingar sem hann óskar eftir svo fljótt sem unnt er.

8.4. Regluvörður hefur vald til að banna viðskipti tiltekinna starfsmanna með ákveðin verðbréf án sérstakra skýringa eða tímamarka.

8.5. Regluvörður skal hafa eftirlit með viðskiptum starfsmanna með verðbréf þar sem T Plús eða aðilar tengdir T Plús eiga hagsmuna að gæta.

8.6. Regluvörður skal árlega gera yfirlit um viðskipti starfsmanna samkvæmt reglum þessum sem skal m.a. innihalda upplýsingar um kaup og sölu verðbréfa, kaupverð/söluverð, tímamark viðskipta, hver annaðist viðskiptin og hver sé gagnaðili í viðskiptunum. Fram­kvæmda­stjóri skal fara yfir yfirlitið og staðfesta það sérstaklega.

8.7. Starfsmönnum er skylt að tilkynna regluverði ef hjá þeim vaknar grunur um að reglur þessar hafi verið brotnar.

9. Yfirlýsing starfsmanns

9.1. Starfsmenn skulu undirrita yfirlýsingu um að þeir hafi kynnt sér og maka sínum reglur þess­ar og skuldbindi sig til að hlíta þeim, sbr. fylgiskjal A. Starfi maki hjá öðru fjármála­fyrir­­tæki og hafi hann undirritað sambærilega yfirlýsingu vegna reglna sem gilda um við­skipti starfsmanna þess og staðfestar hafa verið af Fjármálaeftirlitinu, skulu ákvæði þeirra reglna gilda um viðskipti viðkomandi maka.

10. Viðurlög o.fl.

10.1. Brot gegn reglum þessum geta varðað áminningu, brottvikningu úr starfi og/eða refsingu sam­kvæmt lögum. Viðskipti sem brjóta gegn reglum þessum skulu að kröfu T Plús ganga til baka ef unnt er, en annars skal leitast við að gera hagnað upptækan þannig að hann renni til T Plús.

10.2. Að öðru leyti en því sem greinir í reglum þessum gilda ákvæði laga nr. 108/2007, með síðari breytingum, um viðskipti þeirra sem reglurnar taka til.

10.3. Regluvörður skal tilkynna brot á reglum þessum til stjórnar T Plús. Stjórn, eða eftir atvikum framkvæmdarstjóri í umboði stjórnar, skal senda upplýsingar um tilkynnt brot til Fjármálaeftirlitsins.

10.4. Reglur þessar öðlast gildi við undirritun stjórnar T Plús.

10.5. Þess skal gætt að reglur þessar séu aðgengilegar viðskiptavinum T Plús og skulu þær birtar á heimasíðu T Plús.

10.6. Reglur þessar skulu sendar Fjármálaeftirlitinu til staðfestingar.

Akureyri, 7. nóvember 2019

Stjórn T Plús hf.